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個人情報保護方針 皆様の大切な個人情報の適正な取り扱いに努めてまいります

基本理念

文書システムサービス　株式会社は、安心と信頼を頂ける会議録の作成業務と、議会情報公開システムの運用及びデータの作成業務において、皆様の大切な個人情報、個人番号及び特定個人情報（以下「個人情報」）を保護することが、継続的な事業活動の基本であるとともに、重要な社会的責務であると認識し、今後も引き続き個人情報の適正な取扱いに努めてまいります。

  1. 適正な取得
    皆様の個人情報は、ご本人に利用目的をお知らせするとともに、適正な手段により取得いたします。
  2. 個人情報の利用
    皆様の個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲において取扱う措置を講じ、その範囲を超えての目的外利用はいたしません。利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用する必要が生じた場合は、その旨をあらかじめご連絡し、同意をいただいた上で利用いたします。
  3. 個人情報の提供
    あらかじめ、皆様からの同意をいただいている場合、及び法令等に基づく場合を除き、個人情報を第三者に対して提供いたしません。ただし、個人情報を扱う業務を他に委託する場合があります。この場合、委託先に対する個人情報保護の契約を締結し、適正な取扱いが行われるよう管理・監督いたします。
  4. 安全管理措置
    お預かりした個人情報は、必要な安全管理措置を講じ、漏えい、滅失又はき損等を防止するとともに是正に努めてまいります。
  5. 法令等の遵守
    個人情報に関して適用される個人情報保護法、番号法等の法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守するとともに、本方針並びに社内規程を整備し、適切な運用が実施されるよう管理します。
  6. 継続的改善
    事業内容の変化および事業を取り巻く社会環境・法令・情報技術の変化等に対応して、個人情報取り扱い体制の見直しを行い、継続的な改善に努めてまいります。
  7. 苦情及びご相談及び開示等への対応に関すること
    個人情報に関する苦情やご相談、及び利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等に関するご質問・お問合せにつきましては、誠実かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。以下のお問合せ窓口までお寄せください。
  8. 認定個人情報保護団体について
    当社は、皆様の個人情報をめぐるトラブルが発生した場合の迅速・円滑な解決を図るため、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。

    公益社団法人　東京グラフィックスサービス工業会
    個人情報相談窓口
    TEL 03-3667-3771 / FAX 03-3249-0377
    E-mail：info@tokyografics.or.jp

個人情報に関するお問合せ先：
文書システムサービス株式会社　個人情報管理責任者

TEL.03-3267-6117 / FAX.03-5229-7368

令和3年4月1日　制定

文書システムサービス　株式会社
代表取締役　増岡政道

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